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Vorteile

Elektronischer Kontoauszug für Geschäftskunden

  • Aktuelle Kontoauszüge im Schnellzugriff
  • Monatliche Bereitstellung
  • Sie sparen Kosten für Räume und Personal
  • Zusätzliche Portokosten einsparen
  • Papierfreie Archivierung mit sicheren PDF-Dokumenten
  • Steuerliche Anforderungen an Unveränderbarkeit des Auszugs ist erfüllt - dank qualifizierter elektronischer Signatur
  • Einfach in elektronische Buchführungs- und Dokumenten-Management-Systeme einbinden

Elektronisches Postfach

Voraussetzung für den Empfang elektronischer Kontoauszüge ist das Elektronische Postfach. Sofern Sie das Elektronische Postfach bisher nicht nutzen, können Sie sich hier jetzt einfach freischalten.

Qualifizierte elektronische Signatur

Qualifizierte elektronische Signatur

Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfasser eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sichere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar.

Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug dem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mit Hilfe dieser Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt bzw. Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der Sparkasse erstellt wurde und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.

Zur Prüfung dieser Signatur benötigen Sie einen sogenannten "Signatur-Viewer". Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Die für Sparkassenkunden kostenfrei nutzbare Software "Sign Live! Sparkassen-Edition" können Sie hier herunterladen.

Aufbewahrung

Aufbewahrung

Sichere Aufbewahrung

Als Empfänger des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz GoBD, zu beachten.

  • Mit Hilfe der qualifizierten elektronischen Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszuges nicht verändert wurden. 

Um die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus Ihrer Banking-Software aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.

Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick

Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick

  • Die Inhalte dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
  • Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
  • Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
  • Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbar sein.
  • Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Die Daten müssen mit den Buchungsbelegen inhaltlich übereinstimmen, wenn Sie lesbar gemacht werden.
  • Die Daten müssen maschinell ausgewertet werden können.
  • Originär digitale Daten sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten.
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